Guosir:运用过程方法推进管理简单化

从业经历的原因,笔者经常对企业内部和外部供方、第三方进行审核,也会不定期到同行或相关行业的企业参观、学习。一般采用两种方式开展以上工作:按部门依次查看、按过程依次查看,以免疏漏。

本文就参考“按过程查看”、“我要看你要做、你做了我才有的看”的思路,将“运行过程方法实现管理简单化”的思路捊一下,后续文章将继续用案例来重现这一过程。

第一步,我们可以通过现有文件(手册、看板、宣传册等)、报表(文件清单、生产报表、出入库账、会议记录等)、公网查询等途径大致知悉公司的输入、输出分别是什么,通过现场巡视、询问、访谈的方式再次确认,找出差异点、痛点。如果文件、报表很少,现场又很保守,怎么办?这就要考验个人的观察力、引导力,这是管理者价值展现之一。

第二步,找到(或编制)现行运作流程图。比如,一般运作流程为:产品/市场调研→客户订单→采购物资→制造加工(检验)→入库/出货→售后服务。

第三步,进一步编制核心活动流程图。结合公司主要经营项目、核心竞争力,研发型企业的设计开发流程图、销售型企业的销售服务流程图、制造型企业的制造流程图。比如,一般的制造流程为:生产计划→备料(检验)→生产工序2(检验)→制成品(检验)→入库/出货。

第四步,编制过程服务清单,将满足客户要求的相关过程、负责人、资源、输出、输出、目标、方法等列举出来。如下图:

(可添加我的微信:6741985,获取清单原文件)

第五步,用乌龟图、流程图等方法工具,将清单中未完善的方法/指引/程序/标准逐一完善、推行。

(可添加我的微信:6741985,获取整套乌龟图原文件)

第六步,用PDCA循环法、走动管理法、有计划地内审、立标杆、团队PK、考评等实施、监察并持续改进。改进的方法可采取曝光/通报、考核、复盘等方式推进,比如将“问题点/目标未达成”汇总分发,各部门在例会中汇报(投影)完成进度,大部分部门都完成了,个别未完成部门将会感觉到压力。

在职场,很多人都不担心过程、结果出问题,但却担心问题出在自己这里。可以抓住管理对象的这一心理,将问题点展示(曝光)让其他人看到,当事人则会倍感压力、加速改正。